サテライトオフィスの特徴やメリットは？ 導入のコツも解説

新型コロナウイルス感染症対策として、在宅ワークが急速に広まりましたが、「仕事のオン・オフが切り替えにくい」「適切なネット環境がない」などデメリット面も指摘されており、仕事の環境が整っているサテライトオフィスへの関心が高まっています。
以前から、自然災害やサイバーテロなど緊急時のBCP（事業継続計画）対策として、サテライトオフィスの導入を検討していた企業の方も多いのではないでしょうか。
そこで、「サテライトオフィスの開設方法が知りたい」「都心だけでなく、郊外や地方にも開設したい」「なるべく初期費用を抑えたい」という方に向けて、サテライトオフィスの特徴やメリット・デメリット、導入のコツなど役立つ情報をご紹介します。

サテライトオフィス スタートパック

1. 在宅とは違う？サテライトオフィスの特徴

在宅ワークとサテライトオフィスでの勤務とではどのような違いがあるのでしょうか。
サテライトの言葉の意味やサテライトオフィスの特徴、在宅ワークやモバイルワークとの違いなどについて解説します。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、企業の本社や団体などの本拠地から離れた場所に設けられたオフィスのことを指します。
本拠地を惑星に例え、その周りに位置するサテライト（衛星＝satellite）の意味で名付けられました。

サテライトオフィスは、新しいワークスタイルの一つで、時間や場所を有効に活用する柔軟な働き方を目的に設置されるため、勤務地が固定される従来の支社や営業所などとは設置の目的が異なります。
支社や営業所よりも小規模な場合が多く、例えば、営業担当者が営業活動の合間に利用したり、子育てや介護、地方在住などで都心に通えない社員が利用したり、さまざまなケースが考えられます。

サテライトオフィスのタイプを設置場所で見ると、「都市型」「郊外型」「地方型」の3つのタイプがあります。

また、利用形態で見ると、「専用型」「共用型」の2つのタイプに分かれます。
「専用型サテライトオフィス」は、自社の専用として設置するもので、レンタルオフィスやレンタルスペースなどを借りて設置するケース、あるいは、自社の支社や営業所にフリースペースを設け、社内に設置するケースなどがあります。

また、「共用型サテライトオフィス」は、自社専用ではなく、複数の企業やフリーランス、起業家などが利用するシェアオフィスやコワーキングスペースなど共用型のスペースに設置するケースを指します。

サテライトオフィスの他によく聞く言葉として、テレワーク、モバイルワークなどがありますが、どのような違いがあるのでしょうか。サテライトオフィスのメリット・デメリットを紹介する前に、再確認しておきましょう。

テレワークやモバイルワーク、在宅ワークとの違いは？

テレワークは、ICT（情報通信技術）を活用した柔軟な働き方全体のことを指すため、本来、「在宅ワーク」も移動中や外出先のカフェなどで働く「モバイルワーク」も、「サテライトオフィスワーク」も、テレワークの中に含まれます。
働く場所が、自宅なのか、移動中のカフェやホテルなのか、本拠地以外に設けられたサテライトオフィスなのかによって、呼び名は違いますが、目的は、ICTを活用して柔軟に働くことです。

しかし、働く場所の違いによって、メリットやデメリットは異なります。
東京都が2018年に実施した「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク）※1」では、それぞれのメリット・デメリットを聞いていますが、上位3位までを紹介すると微妙な違いが見えてきます。

※1「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク）」（平成31年3月／東京都産業労働局）のデータを基に作成。
※2モバイルワークは、「外出先や移動中のテレワーク」より抜粋

在宅ワークの場合、ここで挙げられているデメリット以外にも、人によっては、「仕事用のデスクがない」「ネット環境が適切ではない」「光熱費がかかる」「仕事のオン・オフが切り替えにくく、仕事に集中できない」など環境面への不満や不安を抱える人もいるのではないでしょうか。

その点、サテライトオフィスなら、仕事環境の整備は会社が行います。在宅ワークで起こりがちな不満や不安を減らせるという観点からも、サテライトオフィスが注目されています。

2. サテライトオフィスのメリット・デメリット

ここからは、サテライトオフィスのメリット・デメリットについて、さらに詳しく解説していきます。

サテライトオフィスのメリットは仕事の環境が整っていること

在宅ワークやモバイルワークと比べた場合、サテライトオフィスの最大のメリットは、会社側が主導して仕事の環境を整えられることです。
仕事の環境を含め、サテライトオフィスの開設には以下のメリットがあります。

PCや仕事用のデスク、ネット環境など自社に合わせた環境を構築できる

在宅ワークやモバイルワークの場合は、仕事をする環境を会社と同じにするのはなかなか難しいといえます。その点、サテライトオフィスの中でも、専用型であれば、仕事用のデスクやネット環境、採光、空調などを自社に合わせた環境に構築することも可能です。
情報漏洩を防ぐ対策も取りやすく、導入するツールを工夫することなどで、社員のマネジメントもしやすくなります。

光熱費や通信費は会社負担

在宅ワークの場合は特に、仕事の際に使う光熱費や通信費と私生活分との線引きが難しくなります。業務に支障を起こさないように、ネット環境をグレードアップしなければならないケースもあるかもしれません。
サテライトオフィスの場合は、仕事環境に関する費用は会社負担となるため、社員が光熱費や通信費に関する不満を抱える心配はありません。

勤務時間とそれ以外の時間の管理がしやすい

自宅だと家族が気になったり、仕事のオン・オフの切り替えが難しかったりなど、集中力や生産性の面で懸念があります。その点、サテライトオフィスの場合は、これまでと同等の仕事環境で働けるため、業務に集中しやすく、オン・オフの切り替えもしやすくなります。

サテライトオフィスのデメリットはコミュニケーションやセキュリティ

では、デメリットとしてはどのような点が挙げられるでしょうか。
テレワークに共通するデメリットともいえますが、「コミュニケーション」と「セキュリティ」の2点が挙げられます。

社員間のコミュニケーションが取りにくくなる

以前に比べ、PCを使って行うWeb会議が手軽にできるようになりましたが、同じ空間にいて問題点や課題をすぐに話し合える環境と比べると、社員間のコミュニケーションが取りにくいといえるでしょう。そのデメリットをカバーするためには、進捗報告をまめにしたり、Web会議を定期的に行ったりするなど、新たなルールを設ける必要があります。

情報漏洩などセキュリティ面の不安

サテライトオフィスをシェアオフィスなど共用型で用意する場合は、情報漏洩などセキュリティ面のリスクがデメリットとなります。共用型の場合はさまざまな人が出入りしているため、業務中のPC画面を見られたり、Web会議の内容を聞かれたりなどのリスクが生じます。ノートPCや書類の紛失にも気をつける必要がありますが、共用型の場合は社員個人の意識に任せるしかありません。
セキュリティ面をしっかり対処したい場合は、専用型の方がセキュリティ面の対処がしやすいといえるでしょう。

3.サテライトオフィス導入のコツは？ツールをそろえること

サテライトオフィスの導入には多くのメリットがある一方で、デメリットがあることもわかりました。
ここからは、デメリットをカバーするためにはどのような点に注意すればいいのか、サテライトオフィス導入のコツを4つの観点からご紹介します。

オフィスと同じ環境＆外部への情報漏洩を防ぐためにPCやネットワークを整える

サテライトオフィスでの業務を効率的に行えるようにするためには、現在のオフィスに近い環境をいかにして整えるかが大切です。
また、外部への情報漏洩を防ぐためには、サテライトオフィスで使用するPCやネットワークをどのように構築するかで対処法も違ってきます。

サテライトオフィスに限らず、テレワーク導入の際のICT構築方法は主に、「リモートディスクトップ方式」「仮想ディスクトップ方式」「クラウド型アプリ方式」「会社のPC貸出方式」の4つに分かれます。

PC貸出方式以外は、オフィスの端末やサーバー、あるいはクラウド上のサーバーにアクセスして業務を行うため、手元の端末にデータは残りませんが、導入するためにはコストもかかります。
会社のPC貸出方式は、比較的導入しやすい方式ですが、オフィスに近い環境を整えるためには、ソフトウェアなどは同じものを入れる必要があります。また、重要機密などを含んだデータが端末にある状態で社外に持ち出すため、HDDの暗号化やのぞき見防止フィルターの利用、外部メディア接続の制限など、セキュリティ対策を万全に行う必要があります。

オンラインミーティングのツール

コミュニケーションが取りにくいというサテライトオフィスのデメリットを解消するためには、オンラインチャットやオンラインミーティングのツールを導入する必要があります。
最近は、テレワークに限らず、社内でオンラインチャットを活用するケースも増えています。グループチャットや個人間のチャットだけでなく、ファイルの送受信、タスク機能やビデオ会議もできるツールなどもあります。さまざまなツールがあるため、サテライトオフィスで利用する場合は、普段使用しているツールと同じものを導入します。

また、サテライトオフィスでは、対面での会議ができないため、オンラインミーティングができるツールも必要です。
専用の機材が必要なテレビ会議システムのほか、最近はPCやスマートフォンがあれば簡単にできるWeb会議システムのツールもあります。

業務用クラウド

テレワークでは、業務を効率的に行うために、ファイルなどのデータ共有をどのように行うかも考えておく必要があります。
サテライトオフィス導入を成功させるためには、クラウドストレージなどを活用して、どこからでもデータにアクセスできる状況を準備することも大切です。

最近は個人でもクラウドストレージを使用する人も増えていますが、仕事で使う場合は、セキュリティ面や管理面に不安のない法人向けのものを利用することをおすすめします。

勤怠管理のシステム

テレワークでは、社員の勤務状況をすぐそばで把握することができません。そのため、労働時間を管理するツール、業務やプロジェクトの進行状況を管理するツールなど、さまざまなものがあります。中には、在席しているかどうかを監視するツールなども存在します。

会社の状況によって、必要なツールは異なるため、導入前にどのような形で勤怠管理を行うのかを決めておく必要があるでしょう。
毎朝ミーティングを行う、定期的に業務報告を行うなどのルールを決めておくことも大切です。

4.TKPのサテライトオフィススタートパック

ここまで、サテライトオフィスの特徴やメリット・デメリット、導入のコツについて詳しく紹介してきましたが、いざ導入するとなると、スペースの手配や費用面などで悩む方も多いのではないでしょうか。
ここからは、初期費用を抑えて、すぐにサテライトオフィスを開設したいという方に役立つ情報をご紹介します。

全国にレンタルスペースを展開しているTKP

全国に貸し会議室やレンタルオフィスを展開しているTKPでは、「サテライトオフィス スタートパック」を提供しています。

TKPのレンタルスペースは全国各地にあります。
「都市型」「郊外型」「地方型」などさまざまなタイプのサテライトオフィスへの対応が可能で、希望の場所を見つけやすいのが大きな特徴です。少人数あるいは大人数が専用として使えるレンタルスペースだけでなく、コワーキングなど共用型のスペースもあります。
また、全国のTKP施設に空気清浄機、消毒液を導入している他、共用部の定期的な消毒、換気の実施、他者との距離の確保など、集団感染のリスクを低減するオフィス作りへの支援も行っています。

TKPの「サテライトオフィス スタートパック」は以下の方におすすめです。

• ・すぐにサテライトオフィスを開設したい
• ・複数のオフィスに分散してリスクヘッジを図りたい
• ・セキュリティを確保しつつ業務効率化を図りたい ・初期費用を安く抑えたい

固定費を抑えて利用可能

TKPの「サテライトオフィス スタートパック」は1か月単位からご利用可能ですです。ワークスペースにはインターネット回線が付いており、敷金・礼金は不要。水道・光熱費も一部の施設を除き基本的には不要です。

TKPでは、サテライトオフィスをはじめ、さまざまな用途での短期から長期のご利用について、ご要望に合わせた柔軟な対応が可能です。独自セキュリティの構築や自前ネットワークのお持ち込み、専用機材を用いたテレビ会議の準備など、要望に応じたサポートが可能です。

5.まとめ

サテライトオフィスの特徴やメリット、導入のコツについて紹介しました。在宅ワークやモバイルワークとの違いなどもご理解いただけたのではないでしょうか。もう一度、今回ご紹介した内容のポイントを振り返っておきましょう。

・サテライトオフィスを設置場所で分けると、「都市型」「郊外型」「地方型」の3つのタイプがあり、利用形態で分けると、「専用型」「共用型」の2つのタイプがある。

・主なメリットは、「PCや仕事用のデスク、ネット環境など自社に合わせた環境を構築できる」「光熱費や通信費は会社負担」「勤務時間とそれ以外の時間の管理がしやすい」など。

・主なデメリットは、「社員間のコミュニケーションが取りにくくなる」「情報漏洩などセキュリティ面の不安」など。

・導入する際は、「オフィスと同じ環境＆外部への情報漏洩に配慮したPCやネットワークの構築」に留意し、勤怠管理システムやオンラインミーティング、業務用クラウドなど各種ツールの準備も必要。

TKPでは、初期費用を抑えて、すぐにサテライトオフィスを開設したいという方に向けて、「サテライトオフィススタートパック」を提供しています。

サテライトオフィス スタートパック